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Consejos para reducir los gastos en una pyme

Publicado en 17 mayo, 2017
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Son muchos los gastos en una pyme y a veces, más de los que imaginábamos al inicio. No se trata solo del costo de producción, sino también los generales y los de mantenimiento los que dificultan la tarea del emprendedor. Por eso, hoy dedicamos este espacio a ayudar a los emprendedores a saber cómo reducir y optimizar sus gastos de forma estratégica, lo que le ayudará a prevenir problemas y a enfocarse más en los rubros claves. El “truco” en realidad consiste en no gastar tanto o mejor dicho, no priorizar, aquellos gastos que no afectan al negocio. Asimismo, se deberá concentrar el esfuerzo en los rubros sobre los cuales tengamos control. La empresa no debería esperar a tener un programa desarrollado a propósito para ser más eficientes en materia económica, sino conservar algunas buenas costumbres que optimicen de forma continuada las finanzas.

Reducir los gastos en una pyme es posible

Aunque no existe un método específico para hacerlo (y cada empresa al final, sigue su propio mix de fórmulas) te damos a continuación algunos consejos para reducir los gastos en una pyme:
– Preguntarse si es necesario incurrir en cada gasto
Tomar como directriz máxima de la empresa la reflexión antes de incurrir en un gasto, es una buena costumbre. Preguntarnos por ejemplo si es un gasto que se podría reducir, si podemos definirlo como urgente o no o si se puede posponer sin que esto influya negativamente en nuestros resultados.
– Justificar cada gasto
Un excelente ejercicio que recomendamos seguir siempre es tener un presupuesto de base cero con los gastos y pedir que cada departamento de la empresa justifique todos y cada uno de los gastos que realice explicando con un buen nivel de detalle los gastos ocurridos.
– Definir presupuestos con antelación suficiente
Otro consejo que puede funcionar para reducir los gastos de una pyme es establecer previamente el presupuesto de gastos y monitorear lo con cierta frecuencia, por ejemplo, una vez al mes evaluando sus desviaciones y asignando recursos si fuese necesario.
– Revisar constantemente el avance del presupuesto
La revisión constante del Presupuesto General de Gastos así que sepamos cuándo es necesario evitar incurrir en costes extras y también cuando debemos posponer los gastos o motivar el gasto en algún caso cuando se trata de inversiones que reportan grandes oportunidades para el negocio. Para poder controlar los gastos de una pyme, por muy pequeña que sea, es importante realizar un constante seguimiento de los gastos.
– Monitorear los rubros clave
Monitorear los rubros clave en forma semanal o mensual analizar todas las desviaciones y tomar medidas correspondientes a tiempo. Resulta de gran ayuda poder detectar cualquier desviación en el momento adecuado, a veces es todo cuestión de calendarización. Darse siempre un tiempo para revisar algunos datos puede hacer grandes cambios en la economía de cualquier pyme y ser la clave para reducir gastos de manera efectiva y sin necesitar ser reactivos. La máxima es siempre evitar tener que “reaccionar”
– Saber actuar en situaciones de crisis
También es muy importante no tener miedo de tomar medidas duras de recortes en algunos momentos. La vida de la empresa puede ser muy larga y en el camino pueden aparecer situaciones de gran dificultad para las empresas. Ante cualquier situación crítica es importante tomar las riendas de la actividad y ejecutar las medidas que sean necesarias antes de que las consecuencias del problema se conviertan en y recuperables.
– Motivar el ahorro y dar incentivos
También aparecerán algunos momentos positivos en la vida de la empresa y por tanto es muy recomendable premiar y motivar a los empleados que expongan iniciativas de ahorro y de reducción de gastos. Puede ser interesante por ejemplo aplicar un sistema de incentivos para aquellos departamentos que funcionen mejor a nivel financiero o que aporten mayores beneficios para la empresa.
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